在确定了天水难民事务已经按照既定计划顺利施行后，李无锋在八月底召集了自己麾下十余名最重要的军政幕僚召开了西疆都护府成立之前的最后一次小规模会议，政斧方面除了萧唐、苏秦、莫伦三大署长外，还有詹姆斯、杨正彬、苏民舜、拉奥、王宗奚、王缭、何京七人，而军方则有凌天放、梁崇信、崔文秀、米丰、菲尔丁五人参加，而列席的还有安全部门负责人刁肃以及两大情报机构负责人古全和令狐翼，参加会议人共计十九人，除开李无锋本人外，皆为李无锋最为重要的心腹幕僚和将领。
即使是河朔突变的局势也没有能中断会议的进行，由此可见会议之重要姓。其间，来自河朔的难民也已经在进行了常规检疫后开始陆续经陇东、庆阳进入北吕宋，或者经关西、天南进入缅地，中间间或有瘟疫病人发作，但由于一路皆有严密的监控和郎中大夫的跟随，瘟疫并未像担心的那样扩散，都被牢牢的压在了难民群内，这让无锋颇为满意。一直到后来河间事变结束，难民的压力才少有缓解，但由于许多难民是来自黑山和龙泉，虽然河间本地难民大量返回河间，但这两地仍然在卡曼人的控制之下，所以向缅地和北吕宋的迁移工作并未停止。
会议在关西郡首府汉中城内关西军政节度使府内召开，议题只有三个，政斧体制改革、军务改革以及后期发展方向，会议一直持续了七天，一直到接到来自燕京的飞骑驿报以及河朔事变消息。驿报报称唐河帝国皇帝赐封李无锋为秦王，并正式批复同意原关西郡军政节度使府、西北郡军政节度使府、天南郡军政节度使府、北吕宋总督府、缅地总督府所辖五地及其附属地合并为唐河帝国西疆大都护府。
经过七天的激烈讨论，与会众人就几项议程都达成了初步一致意见，尤其是在政务体制和行政规划的划分上，众人都已经感觉到了由于管辖范围相较于原来的西北一郡已成扩大了数倍，现有的行政区域化分显得有些零乱和脱节，管理权限也不尽相同，所以都一致认为行政管理体制改革是当务之急。
会议中在得到了帝国关于同意组建西疆大都护府的批复后正式宣布了西疆大都护府的成立，全面改组无锋辖地行政区划。将西疆大都护府的管辖地分为关西郡（下辖八府，包括原关西六府并临时代管天水、河间二府，首府汉中）、西北郡（下辖八府，包括原西北六府并临时代管卢龙、安原二府，首府庆阳）、天南郡（下辖五府，首府南丰）、西域郡（下辖五府，原西域诸国改称府，首府楼兰）、北吕宋郡（下辖三府，除原维托、双堆二府外